El procedimiento es una serie
de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de
ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.
Serie de labores concatenadas.
Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de
diferentes operaciones que se enlazan entre sí, para que las anteriores sirvan
como base a la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al resultado deseado.
Sucesión cronológica. Porque se
suceden una tras otra en tiempos subsecuentes y en orden lógico, dando
respuesta a la pregunta ¿...cuándo?
Manera de ejecutar un trabajo.
Porque nos indica el ¿cómo?, el ¿alguien? Y el ¿dónde? De trabajo.
Características
Completas. Consideran elementos materiales y humanos,
así como el objetivo deseado.
Coherentes. Que sus pasos sean sucesivos, complementarios
y que tiendan al mismo objetivo.
Estables. Firmeza del curso establecido, que no cambie a
menudo, sino únicamente por emergencias.
Flexibles. Que permita resolver son romper la estructura
establecida y que se restablezca el procedimiento al cesar la emergencia.
Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y
las modificaciones sólo se agregan a las ya establecidas.
Naturaleza y clase de
procedimientos
La naturaleza de procedimientos
se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor
esfuerzo, es decir, en el trabajo diario evitar el estar decidiendo a cada
paso, ¿qué hacer?, ¿cómo hacerlo?... etc., Lo cual se logra estableciendo los
procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolución de los
diferentes aspectos del trabajo.
Los procedimientos pueden ser:
Para producir un
artículo:............fábricas
Para tramitar un
documento:......gobierno
Para lograr un
servicio:...............bancos.
Para vender un
producto:...........comercios
Ubicación de los procedimientos
(planeación) en la teoría de la administración
Los procedimientos se
consideran en el tercer nivel de la planeación; es decir, en el primer plano se
encuentra los objetivos; en el segundo las políticas y en el tercero los
procedimientos.
Niveles
1° El objetivo señala la meta a
alcanzar.
2° las políticas trazan un
camino de cómo llegar a esas metas; esto lo hace en términos generales,
conscientes.
3° Los procedimientos indican
paso a paso cómo realizar las actividades fijadas o trazadas por la política.
Se hace trabajos específicos y no deben ser interpretados para su aplicación.
Es muy factible confundir el
método con el procedimiento, por lo que es necesario tener presente que: método
es una determinación de cómo efectuar una labor tomando en cuenta el objetivo,
las facilidades disponibles y el gasto total monetario en cuestión de tiempo y
esfuerzo. Es decir, el método se refiere a las labores que constituyen un paso
dentro de un procedimiento. El método en sí es más limitado que el
procedimiento.
Importancia de los
procedimientos
Se puede concebir a los
procedimientos como los hábitos o costumbres de un organismo social.
Estableciendo una analogía directa con los hábitos de una persona, se puede ver
la importancia que estos tienen en su vida. Si una persona tiene hábitos o
costumbres negativas, su vida estará llena de obstáculos y nunca se podrá
realizar plena ni satisfactoriamente. Del mismo modo, sí todo organismo social
tiene procedimientos complejos, ilógicos, contradictorios, etc. Tampoco podrá
realizar los objetivos señalados. De aquí la importancia del estudio y
mejoramiento de los procedimientos.
